CONTABILIDAD 2

UNIDAD I. NORMA DE INFORMACIÓN

 FINANCIERA C-1: EFECTIVO Y 

EQUIVALENTES DE EFECTIVO

ARQUEO DE FONDO FIJO DE CAJA CHICA

RUBRO	NOMBRE	FIRMA	FECHA
APLICADO POR
REVISADO POR
APROBADO POR

I. OBJETIVO

Establecer los procedimientos a realizar en los Arqueos sorpresivos y frecuentes sobre la totalidad de fondos de caja chica bajo custodia de la Dirección de Contabilidad para garantizar su integridad y disponibilidad efectiva.

II. ALCANCE

Las normas contenidas en este procedimiento, comprende el arqueo de efectivo hasta la elaboración del acta con los resultados del Arqueo de Caja.

III. RESPONSABILIDAD

·       Dirección de Contabilidad

·       Oficina concentradora de Tesorería (si es que existe la figura)

·       Responsable del manejo del Fondo fijo de caja chica

IV. VIGENCIA

A partir del día siguiente de la aprobación de la creación del Fondo fijo de caja chica.

V. BASE LEGAL

§  Ley del Presupuesto para el ejercicio fiscal lectivo (en curso).

§  Boletín C-1 Efectivo y equivalentes de efectivo (Norma de revelación, inciso c)

§  Reglamento Interno de Trabajo.

§  Normas de Control Interno.

VI. NORMAS GENERALES

La Dirección de Contraloría Interna (Órgano de control interno fiscalizador) realizará los arqueos de Fondo fijo de caja chica, que administre la oficina auxiliar de la Dirección de Contabilidad, a efecto de mantener un control permanente que asegure el manejo y custodia adecuados de los fondos en efectivo.

VII. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

1. Los arqueos de Fondo fijo de caja chica, se realizan por lo menos una vez al mes y en forma sorpresiva, a fin de determinar su presencia física y conciliación con los saldos contables.

2. El responsable del Fondo deberá entregar al momento del arqueo todo el dinero en efectivo y/o comprobantes (contra recibos y facturas que amparen el gasto) que amparen el importe total del fondo, así como el libro o cédulas de control respectivos.

3. El arqueo quedará formalizado a través de la elaboración de un acta donde deberá constar en forma obligatoria lo siguiente:

a) Declaración del responsable del Fondo, que el arqueo se realizó durante su presencia, que entregó todos los documentos y dinero en efectivo (billetes y monedas) con que cuenta y que estos le fueron devueltos en su integridad al terminar el arqueo.

b) Declaración de cualquier situación irregular encontrada durante el arqueo, la que debe ser comunicada a los niveles superiores correspondientes.

c) El acta debidamente firmada será distribuida de la siguiente manera:

Ø  Copia al responsable del fondo

Ø  Copia a la Dirección de Administración

Ø  Copia a la Dirección de Tesorería (si es que existe la figura)

Ø  Copia a la Dirección de Contabilidad

Ø  Original a la Dirección de Contraloría Interna

VIII. INFRACCIONES Y SANCIONES

·       Se aplican las sanciones estipuladas en el Reglamento Interno de Trabajo.